mei 2018
De privacy is voor de Fotoclub Ommen van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekend dat je gegevens veilig bij ons zijn en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij Fotoclub Ommen doen met informatie die we over jou te weten komen.

Als je vragen hebt, of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met het bestuur van de fotoclub Ommen via info@fotoclubommen.nl

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens over een levende en identificeerbare persoon, dat wil zeggen: direct of indirect herleidbaar tot een individu. Welke soort gegevens dit zijn, maakt niet uit. Voorbeelden hiervan zijn:

• Voor- en achternaam;
• (e-mail)-adres;
• Telefoonnummer(s);
• lidnummer

Wanneer is er sprake van verwerking van persoonsgegevens?
Het begrip ‘verwerken’ is een breed begrip. Iedere handeling met persoonsgegevens is in de praktijk een verwerking. Het gaat om verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, kwijtraken of vernietigen van persoonsgegevens.

Wanneer mag je als vereniging persoonsgegevens verwerken?
Volgens de wet mag je alleen persoonsgegevens verwerken voor een duidelijk omschreven en rechtmatig doel.

Gebruik van persoonsgegevens
Fotoclub Ommen verzamelt of gebruikt onderstaande persoonsgegevens alleen voor doeleinden die worden  beschreven in dit privacyreglement. Bij het lidmaatschap van de Fotoclub Ommen krijgen de vereniging de volgende informatie over jou:

• Je naam en adres
• Telefoonnummer
• Factuuradres
• (E-mail)adres
• Betalingsgegevens
• Geslacht
• verwijzingen naar websites van leden
• datum ingang lidmaatschap
• bij gepubliceerde foto’s op Facebook, persberichten of op de fotoclub-site worden de namen vermeld van de makers van de foto’s.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt Fotoclub Ommen de  persoonsgegevens van de leden:
Fotoclub Ommen verzamelt of gebruikt persoonsgegevens alleen voor doeleinden zoals onderstaand beschreven:

• Leden van de juiste (contact)informatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen Fotoclub Ommen;
• Het verzenden van een eventuele nieuwsbrief of fotoclub gerelateerde informatie;
• Het mogelijk maken om leden te bellen, whatsapp-en of e-mailen indien dit nodig is;
• Het berekenen, vastleggen en innen van contributie en andere bijdragen;
• Het behandelen van geschillen;
• Het doen uitoefenen van controle van de boekhouding van de vereniging;
• het beschikbaar stellen van een ledenlijst aan de leden.

Fotoclub Ommen verwerkt ook persoonsgegevens als zij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor het wettelijk administreren van onze vereniging.

Rechtmatige grondslag:
Fotoclub Ommen verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor een rechtmatige grondslag van toepassing is:

• voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij leden onderdeel van waren;
• voor een goede vervulling van de taak die de Fotoclub Ommen vervult.

Zaken als religie, afkomst of gezondheidstoestand van leden zijn niet bij de Fotoclub Ommen bekend, en worden dus niet vastgelegd.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Fotoclub Ommen bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: Voor de categorie persoonsgegevens is de bewaartermijn 2 jaar na opzeggen lidmaatschap. Wanneer je bij ons lid wordt, gebruiken wij je persoonsgegevens om het lidmaatschap netjes af te kunnen handelen. Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf. Betrokkene is voorafgaand aan de eerste bewerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking. Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden van de Fotoclub Ommen, toereikend, ter zaken dienend en niet bovenmatig zijn.

Ledenlijst
Een vereniging mag de ledenlijst in principe beschikbaar stellen aan de eigen leden. Geadviseerd wordt om de Algemene Ledenvergadering daar eenmalig mee te laten instemmen. Het publiceren van de ledenlijst op de website is slechts toegestaan op een voor de leden afgeschermde pagina. Fotoclub Ommen wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Fotoclub Ommen neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met info@fotoclubommen.nl.

Wijzigingen
Fotoclub Ommen kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring is te allen tijde in te zien op de website van Fotoclub Ommen. Deze versie is opgesteld in mei-juli 2018.

Nog een punt van aandacht: waar je als fotoclublid/fotograaf op moet letten bij het maken en publiceren van foto’s?
Foto’s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene vallen ook onder ‘ persoonsgegevens’. Voor het maken en publiceren heb je meestal toestemming nodig van betrokkene. Je kunt dit op voorhand oplossen door het opnemen van een algemene toestemmingsbepaling in de lidmaatschapsvoorwaarden of evenementsvoorwaarden (voorstel: om bij het publiceren van foto’s van modellen alleen de voornamen te vermelden). Let op: iemand die toestemming geeft voor het maken van een foto, geeft daarmee niet per definitie toestemming voor publicatie. Een herkenbaar in beeld gebrachte persoon heeft het recht zich te verzetten tegen publicatie. In de regel moet je gehoor geven aan een dergelijk verzoek.

Social Media
De website van Fotoclub Ommen bevat teksten inzake programmering, evenementen etc. Bij gepubliceerde foto’s zijn de volledige namen van de makers vermeld. Het Bestuur van Fotoclub Ommen stelt dat de door leden zelf aangeleverde foto’s gebruikt mogen worden voor publicatie.